BDSC WorkDesk Odoo bővítmény 

Bevezetés

Mi az a BDSC WorkDesk?

A WorkDesk átfogó probléma- és hibakezelő rendszer (servicedesk), amely elengedhetetlen eszköz a projektmenedzsmentben és a szoftverfejlesztésben. Lehetővé teszi feladatok, problémák regisztrálását, azok projektekhez, felelősökhöz történő hozzárendelését, majd a megoldásukban történő együttműködést, a kapcsolódó események, munkamenet szakasz- és állapotváltozások követését.

A WorkDesk tartalmaz egy ügyféljegy-rendszert (helpdesk, hibajegy kezelő), amely lehetővé teszi, hogy az ügyfelek támogatási igény jegyeket, hibajegyeket küldjenek be e-mailben, vagy vegyenek fel űrlapon keresztül. Lehetőséget ad az ügyfelek részére is a problémák megoldásában történő közreműködésre és események követésére.

A BDSC által fejlesztett WorkDesk az Odoo Project és Timesheet modulok funkcióinak kiegészítése. A kiegészítés célja, hogy Odoo alternatívát kínáljon a közismert MantisHub Bug & Issue Trecker-nek, vagy más ServiceDesk + HelpDesk szolgáltatásnak mint például a LiveAgent. Odoo Community és Enterprise környezetekben egyaránt alkalmazható.

A WorkDesk teljes megismeréséhez, javasolt áttekinteni az alábbi Odoo oktató videókat:

• Odoo Chatter - Csevegés. A chatter funkció minden Odoo alkalmazáshoz kapcsolódik, a kommunikáció egyszerűsítése, a nyomonkövethetőség fenntartása és a csapattagok közötti elszámoltathatóság érdekében. A chatter ablakok lehetővé teszik a felhasználók számára, hogy kommunikáljanak belső felhasználókkal és külső kapcsolattartókkal. A chatter lehetővé teszi továbbá a felhasználók számára, hogy jegyzeteket rögzítsenek, fájlokat töltsenek fel és tevékenységeket ütemezzenek.

• Odoo Project & Timesheets - a WorkDesk ezeknek az Odoo alkalmazásoknak a módosítása, funkcióinak kiegészítése.

Feladat kezelés

Konfiguráció

A konfigurációs menüben definiálhatja a feladat szakaszokat, kategóriákat, súlyosságot, típust, címkéket. Cak a feladat Prioritása és a munkamenet szakaszokon belüli Állapotai nem módosíthatók.

Feladat szakaszok

Nincsnek alapértelmezett szakaszok definiálva, a feladatok feldolgozási fázisainak (munkamenetének, workflow-jának) jellemzésére. Ehelyett egyedi szakaszok hozhatók létre, a konkrét üzleti igényekhez igazítva. Egy új projekt létrehozása után ezt azonnal meg is kell tenni. Segítségént vannak javasolt minták.

Szakaszok beállítási lehetősége. SMS és E-mail sablonok: automatikusan e-mailben, vagy SMS-ben küldhet értesítést az ügyfélnek, amikor egy feladat eléri ezt a szakaszt. Projektek: a feladat szakasz megosztása több projekt között. Kanban nézetben behajtott: a feladat szakasz és az ebben a szakaszban lévő összes feladat elrejtése a Kanban nézetből. Ezeken kívül beállíthatók még automatizálások, egyéni szabályok, amelyek automatikus műveleteket indítanak el, például tevékenységek létrehozása, követők hozzáadása, vagy webhook-értesítések küldése.

A feladatok szakaszok közötti mozgatásánál, alapértelmezés szerint minden átmenet engedélyezett. De ha az látható, hogy egyes átmenetek nem lehetségesek, annak az lehet az oka, hogy a projekt adminisztrátora módosította a lehetséges szakasz átmeneteket az adott projekt "Szakasz engedélyezése" beállításánál, és az az átmenet nem engedélyezett, vagy a felhasználó nem férhet hozzá az adott állapot módosításához.

Feladat állapotok (státuszok)

A feladat állapotok a szakaszon belüli feladatok állapotának nyomon követésére, valamint a feladat bezárására alkalmazhatók, ha az elkészült vagy törölték. A szakaszokkal ellentétben az állapotok nem testreszabhatók. Öt feladatállapot létezik és a következőképpen használatosak:

Megjegyzés: A Módosítás kérve és Jóváhagyott feladat állapotok törlődnek, amint a feladat egy másik szakaszba kerül, és a feladat állapota visszaáll az alapértelmezett Folyamatban állapotra. Ha tehát a szükséges munka már befejeződött az előző szakaszban, a Módosítás kérve, vagy Jóváhagyva állapotok ismét alkalmazhatók az új szakaszban. A Visszavonva és a Befejezve állapotok függetlenek a szakasztól. Ha egy feladatot Befejezve, vagy Visszavonva állapotúra jelölt meg, az bezárul és eltűnik a listákból és nézetekből, hogy ne zavarjon. Ha szükséges, állapotának megváltoztatásával újra megnyitható.

Feladat kategóriák

Nincsnek alapértelmezett feladat kategóriák, egyedi kategóriák hozhatók létre a konkrét üzleti igényekhez igazítva, mint például az alábbi ábrán. A feladat kategória lehetővé teszi, hogy a feladatokat, problémákat azok jellege alapján, meghatározott területekre osszuk fel, pl. Értékesítés, Support, Fejlesztése, Pénzügy, Marketing stb. A kategóriák minden projektben és feladatnál alkalmazhatók, de projektenként meg lehet határozni egy alapértelmezett feladat kategóriát. A kategóriákhoz alapértelmezett felelős rendelhető, akihez a beérkező feladatok automatikusan hozzárendelődnek. 

A WorkDesk portál űrlapon (WDP Form) keresztül történő feladat beküldés esetére meghatározható, hogy az űrlapon milyen kategóriák legyenek kiválaszthatók, ezzel a beküldött feladat annak jellegéhez kapcsolható és a kompetens feldolgozó csoporthoz fog közvetlenül kerülni, fokozva ezzel is a feldolgozás hatékonyságát.

Feladat típusok és súlyosságok

Nincsnek alapértelmezett feladat típusok és súlyosságok, egyedileg hozhatók létre a konkrét üzleti igényekhez igazítva, mint például az alábbi ábrákon. A feladat típusok egyediek lehetnek projektenként, ezért azokat külön-külön hozzárendelhetjük a projektekhez, valamint utólag, a projekt beállításaiban is beállítható, hogy melyek legyenek engedélyezettek. A súlyosság jellemzően ennél általánosabb fogalmakat használ, ezért azok minden projektben azonosak.

Feladat egyedi mezők (tulajdonságmezők)

Szükség esetén egyedi mezők is hozzáadhatók a feladatokhoz, a tulajdonság mezők hozzáadása funkcióval. A tulajdonságok olyan adatokat tartalmazó mezők, melyek meg lesznek osztva a projekthez tartozó összes feladat között.

A tulajdonságmező hozzáadásához nyissa meg a feladatot és vigye az egérmutatót a feladat neve melletti  (Akciók) gombra és válassza ki a tulajdonságok hozzáadása (Add Properties)  gombot. Válassza ki a típust, és ha szükséges, adjon hozzá egy alapértelmezett értéket. Ha azt szeretné, hogy a mezők megjelenjenek a kanban nézetekben, jelölje be a Nézet kanbanban (Display in Cards) mezőt is. A tulajdonság létrehozási ablak érvényesítéséhez és bezárásához kattintson bárhova.

Feladatok létrehozása manuálisan

A WorkDesk alkalmazás feladatai manuálisan, vagy automatikusan is létrehozhatók, beleértve az e-maileket, vagy a webhely WDP űrlapját is. Manuális feladatkészítéshez nyissa meg a Projekt alkalmazást, és válassza ki a kívánt projektet. Lista- vagy Gantt-nézetben kattintson az "Új" gombra a bal felső sarokban.

Automatikusan jön létre a feladat azonosító sorszáma. Töltse ki a feladat címét, és adjon hozzá egy, vagy több felelőst. A feladat megnyitásával, az alábbi mezőket töltheti ki:

• Feladat neve: a feladat címe, megnevezése. Az itt megadott szöveg lesz a Feladat, Probléma, Hiba, Ügy stb. elnevezése, ezért relevánsan, röviden, tömören érdemes megfogalmazni.
• Prioritás csillagok: kattintson a csillag ikonra a feladat prioritásának beállítására. A feladat prioritásnak négy állapota van, amit a három csillag állapota jelez. Normál (egyik csillag sincs megjelölve), Fontos (egy csillag sárga), Nagyon fontos (két csillag sárga), SOS (mindhárom csillag sárga). Az ikonok kattintásra sárgára válnak. Kattintson újra a prioritás eltávolításához.
• Projekt: az a projekt, amelyhez ez a feladat tartozik.
• Hozzárendelések: a feladattal kapcsolatos munkáért felelős személy(ek).
• Címkék: egyéni címkék, amelyek lehetővé teszik a feladatok kategorizálását és szűrését.
• Vevő: az a személy vagy cég, akinek ezt a feladatot kiszámlázzuk. Ez a mező csak azoknál a feladatoknál jelenik meg, amelyek számlázható projektekhez tartoznak.
• Értékesítési rendelés tétel: ez lehet az a vevői rendelés, amelyet a feladat létrehozásához használt, vagy egy vevői rendelés, amelyet manuálisan kapcsoltak ehhez a feladathoz. Ez a mező csak a számlázható projektekhez kapcsolódó feladatoknál jelenik meg.
• Kiosztott idő: az az idő, ameddig a feladaton végzett munka várhatóan tartani fog a belső elszámolások szerint, munkaidő-nyilvántartással követve az Eltöltött idő(órák) alapján.
• Várható idő: az az idő, ameddig a feladaton végzett munka várhatóan tartani fog a külső elszámolások szerint, munkaidő-nyilvántartással követve a Munkaidő(órák) alapján.
• Határidő: a feladat várható befejezési dátuma a belső elszámolás szerint. Miután kitöltötte ezt a mezőt, megadhat egy intervallum dátumot is a feladatok teljes időtartamának megadásához.

Megjegyzés: Új feladatokat létrehozhat kanban nézetben is a feladat szakasz neve melletti "  " gombra kattintva. A következő mezők közvetlenül a kanban nézetből is szerkeszthetők az egyes feladatok megnyitása nélkül: Prioritás, Határidő, Hozzárendelések és Feladat állapot. Színkódot is megadhat, vagy beállíthat egy borítóképet a feladatához, ha rákattint a "    " jelre.

Új feladatot konfigurálhat a feladat címében használt alábbi parancsokkal, pl.:

• 30h : a feladatra szánt idő 30 óra.
• #tcímke: címkék hozzáadása a feladathoz.
• @felhasználó: a feladat hozzárendelése egy felhasználóhoz.

A helyes formátum használata mellett kövesse a következő sorrendet: a feladat neve, majd a hozzárendelt idő, a címkék, a hozzárendelt személy (létezőnek kell lennie). Például, ha szeretne létrehozni egy „Műhely előkészítése” nevű feladatot, 5 órát szánna rá, és hozzáadná az „Iskola” címkét, és az Administrator nevű felhasználóhoz szeretné azt rendelni, a következő feladat címet adja meg: "Műhely előkészítése 5h #iskola @Administrator".

Feladatok létrehozása e-mail aliasból

Ez a funkció lehetővé teszi feladat automatikus létrehozását e-mail küldésével egy megadott e-mail címre. A konfiguráláshoz nyissa meg a Projekt alkalmazást, majd a kanban nézetben kattintson a "    " jelre a kívánt projekt neve mellett. Válassza a Beállítások lehetőséget, majd nyissa meg a Beállítások lapot. Töltse ki a "Feladatok létrehozása e-mail küldésével a következő címre" mezőket:

• Az alias mezőbe a @ szimbólum előtt: írja be az e-mail alias nevét, például a projekt azonosítóját "2410318", vagy hogy "kapcsolat", "feladat".
• Domain: a legtöbb esetben ez alapértelmezés szerint ki van töltve a rendszerbeállításokban beállított domainnel.
• E-mail fogadása inne: korlátozhatja, hogy kik hozhatnak létre feladatott a projektben.

Feladatok létrehozása weboldalon a WDP Form űrlappal

Ha telepítve van a Webhely alkalmazás az adatbázisában, a weboldalon a WDP Form dinamikus űrlap elem beillesztésével hozhat létre feladat beküldésére alkalmas űrlapot. A WDP Form mezői automatikusan jönnek létre a felhasználótól és kiválasztott projekttől függően. Az űrlap mezői nem módosíthatók.

Az űrlap kitöltésének első lépése a megfelelő projekt kiválasztása. Ehhez a projekthez fog kapcsolódni a beküldésre kerülő feladat. A WDP Form azokat a projekteket teszi kiválaszthatóvá, melyekhez az adott felhasználó jogosult feladatot beküldeni. A projekt adminisztrátora állíthatja be az ehhez szükséges paramétereket (láthatóság, közreműködők, követők). Ha nem jelenik meg a megfelelő projekt neve a projekt mezőben, akkor a felhasználónak nincs jogosultság beállítva feladat beküldésére ehhez a projekthez a weboldalon keresztül.

A weboldalon történő feladat beküldéséhez

• Először válassza ki azt a projektet melyhez a feladat kapcsolódik. Ezt követően automatikusan frissül az űrlap és a mezőkben kiválasztható tartalom
• Adja meg a megnevezésben a Feladat/Ügy elnevezését, ez lesz a beküldött feladat neve
• Töltse ki a szükséges adatokat, illetve válassza ki az egyes mezők listáiból a szükséges értéket
• Az elküld gombbal a feladat hozzárendelődik a kiválasztott projekthez és a feladat szakaszok legelső szakaszában fog megjelenni
• A beküldés sikerességéről tájékoztató felirat jelenik meg, mely kiírja a feladat egyedi azonosító számát is, amivel hivatkozni lehet rá

A projekt feladatokhoz rendelt Kiválasztás típusú tulajdonságmezőket a WDP Form űrlap dinamikusan felveszi. Az űrlap elküldésével az itt kijelölt értékek hozzárendelődnek a beküldött feladathoz.